Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 1 of 43 PAGEID #: 11421

 

2012 

 

 

 

 

S.H. v. Reed Fourth Annual Report
12/20/2012

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 2 of 43 PAGEID #: 11422

S.H.	v.	Reed	2012	Annual	Report		
 
 
By Will Harrell, J.D., LL.M. 
S.H. v. Reed Monitor 
 
and Terry Schuster, J.D. 
Special Assistant to the Monitor 
 
 
 
Table	of	Contents	
 

Introduction .................................................................................................................... 2 
I.  Use of force / investigations / restraints / seclusion / discipline / grievances ......... 5 
II.  Safety / gang intervention / programming / unit staffing ....................................... 8 
III.   Education ............................................................................................................... 10 
IV.   Medical care .......................................................................................................... 14 
V.  Mental health care and psychiatry ........................................................................ 19 
VI.   Dental care ............................................................................................................ 28 
Comprehensive Compliance Chart, December 2012 .................................................... 29 
	
 

Owner 
 

	

1

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 3 of 43 PAGEID #: 11423

Introduction	
 
 
What follows is the Monitor’s 2012 Annual Report on compliance with the S.H. v. Reed 
Stipulation for Injunctive Relief.  Over the course of 2012, we have reported comprehensively on the 
requirements of the Stipulation at each remaining facility operated by the Ohio Department of Youth 
Services (DYS).  We have also monitored the Stipulation’s requirements with regard to DYS’s central 
office and Release Authority.  This report is filed in the context of Defendant’s December 7th motion to 
terminate the Stipulation under the Prison Litigation Reform Act (PLRA).  Defendant’s motion has 
triggered a short timeline under which plaintiffs have the burden to demonstrate current and ongoing 
systemic violations of their rights under federal and constitutional law.  This report has, therefore, been 
ordered by the Court to serve as a roadmap for the parties’ impending litigation.   
 
In this report, we summarize the recent fact‐findings of the S.H. monitoring team that identify 
ongoing systemic deficiencies.  We have limited the issues to those that may, by themselves or in 
combination, amount to violations of plaintiffs’ rights under federal and constitutional law.  We do not 
presume to make findings regarding the constitutionality of conditions in this report; but rather focus 
entirely on the facts and expert opinions that have been requested by the Court to guide its decision 
regarding termination.  The PLRA provides a very short period for the Court to consider the ongoing 
need for relief before the current Stipulation becomes unenforceable.  Given this timeline and the PLRA 
standard that must be met for new relief to be ordered, this Annual Report is significantly stripped 
down.  We do not discuss the areas with which DYS has achieved substantial compliance or significant 
progress toward compliance – though there are many.  This timeline and the holidays also make it 
impossible for us to follow our usual protocol for seeking input from the parties on our reports before 
they become final. 
 
We regret that the abruptness of termination proceedings has not allowed us the time to 
thoroughly applaud DYS for its accomplishments over the last five years.  Suffice it to say, in all subject 
areas there have been commendable reforms.  In some areas, like reducing the youth population in 
secure confinement and regionalizing services, Ohio has truly become a model to the nation.  These 
reforms have come about because of hard work on the part of DYS’s staff and administrators.  As the 
lead Monitor over the remedial stage of the S.H. case, I want to personally thank those staff members 
and administrators for their commitment to protecting and serving the youth who have been committed 
to their care.  I also want to recognize the monitoring team members whose coaching and vast expertise 
have helped make these reforms possible.  Although I believe there are ongoing deficiencies with regard 
to the Stipulation’s requirements, I take great pride in the work we have done together to improve 
conditions in Ohio’s juvenile correctional facilities.  When the litigation has concluded, we will issue a 
final report on compliance with the original Stipulation, highlighting DYS’s significant achievements over 
the previous five years. 
 
In order to reduce the cost and burden of our monitoring we agreed to limit our 2012 on‐site 
monitoring to one site visit and one report per facility.  Because our visits to Scioto and Circleville 

Owner 
 

2

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 4 of 43 PAGEID #: 11424

Juvenile Correctional Facilities were back in January and February 2012, our findings are somewhat stale 
with regard to the PLRA standard of current and ongoing violations of plaintiffs’ rights.  For that reason, 
the Court has ordered us to make expedited visits to Scioto and Circleville and to file expert fact‐finding 
reports by or before February 8th, 2013.  We recognize the imposition our visits and corresponding 
document review will cause on such short notice; but again emphasize that it is the PLRA, and not whim, 
that has exacted such a short timeline on the Court and monitoring team. 
 
 
Since being appointed two years ago, I have always worked toward a collaborative resolution to 
this case.  Following a March 2012 conference with the Judge and parties, I initiated a fifth year planning 
process.  I asked the subject matter experts on the monitoring team to work with their counterparts at 
DYS to identify the issues not yet in compliance, agree upon strategies to achieve compliance within the 
presumptive final year of S.H. monitoring, and memorialize them into Fifth Year Plans.  This process was 
collaborative and showed terrific promise for winding down the case; however, it was derailed by an 
important, but lengthy, dispute resolution process and now the litigation.  As the parties review the 
findings in this report as well as those in the forthcoming reports from our expedited visits, I remain 
open to a collaborative process.  I do not believe that litigation is the best or only way to address the 
findings.  As I have said in the past, if the parties are willing, I would be more than happy to mediate an 
amicable termination of certain areas of monitoring, and a limited continuation of other agreed‐upon 
areas. 
 
This report is divided into six sections, corresponding to subject areas in which we believe there 
are ongoing deficiencies.  Every deficiency identified here has been identified in previous monitoring 
reports.  The discussions in each section summarize the findings of the Monitor and subject matter 
experts, and are intentionally concise.  For more detailed discussions, see the underlying reports that 
are cited to in footnotes throughout this Annual Report.  Because the oversight of the Court will at some 
point be replaced by DYS’s own internal quality assurance (QA) mechanisms, we have also identified 
deficiencies in the QA system within each section of the report that must be addressed in order to 
prevent and correct violations of plaintiffs’ rights.  We have not included a section in this report on the 
Release Authority or on regionalization of service delivery.  We anticipate a compliance report from 
monitoring team member Vince Nathan on the Release Authority by January 31st, and from Shay Bilchik 
on regionalization of service delivery by January 4th.   
 
At the end of the report is a chart showing comprehensive compliance ratings for every 
Stipulation paragraph.  This chart is based on the compliance ratings in our various site visit reports and 
other expert reports, and includes some updates based on interviews with monitoring team members.  
There are three areas – classification, seclusion, and grievances – for which we have left the compliance 
ratings pending.  With regard to classification and seclusion, we anticipate imminent policy changes that 
should help bring DYS into compliance.  With regard to grievances, the Chief Inspector’s Office (CIO) will 
soon complete another youth grievance survey to gauge youth confidence in the grievance system; and 
we look forward to reviewing those survey results.  Once the policy changes have been made and the 
survey results shared, we will supplement this report with compliance ratings for those Stipulation 
paragraphs.  If the survey results show significant improvement in youth perceptions of fairness, our 
compliance rating will date back to the CIO’s implementation of remedial measures.   
 
The chart lists every Stipulation paragraph and distinguishes those that require compliance 
ratings from those that do not.  The rows that are colored gray are guiding principle paragraphs and 

Owner 
 

3

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 5 of 43 PAGEID #: 11425

other paragraphs that do not require compliance ratings.  The rows that are colored blue are those that 
we have found in sustained substantial compliance.  We have asked that DYS continue to monitor 
compliance with the paragraphs highlighted in blue through their internal quality assurance process.  
Each substantive paragraph is either rated for compliance generally or at each of the four juvenile 
correctional facilities.  Those that are rated in the ‘General’ column, are for the most part responsibilities 
of the Department’s central office.  Those that are rated at each facility are based on fact findings from 
our site visits.  Our compliance ratings include SC (in substantial compliance), NC (not in compliance), 
and PC (in partial compliance).  For purposes of the constitutional standard, we do not believe that a 
rating of PC in all cases defeats an allegation of deliberate indifference.  While there are some 
paragraphs for which PC denotes significant progress overall, there are other paragraphs that require 
improvements in multiple areas, and PC may simply denote progress in one of those areas.   
 
 
 
The following subject matter experts contributed to this report: 
 
Shay Bilchik, J.D. 
Ava Crow, J.D. 
Kelly Dedel, Ph.D 
Anne Flynn, M.Ed 
Daphne Glindmeyer, MD 
Steve Martin, J.D. 
Orlando Martinez 
Vince Nathan, J.D. 
Barbara Peterson, RN 
David Roush, Ph.D 
Don Sauter, DDS, MPA 
Ronald Shansky, MD 
Andrea Weisman, Ph.D 
 
	

Owner 
 

4

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 6 of 43 PAGEID #: 11426

I.

Use	of	force	/	investigations	/	restraints	/	seclusion	/	discipline	/	
grievances	

Subject matter expert:  Steve Martin, J.D. 
 
Paragraphs 70‐71: use of force 
 
 Indian River:  Too many incidents of inappropriate force continue to occur, and a sustained 
record of compliance has not yet been established.  From January‐September 2012, the Chief 
Inspector’s Office has sustained use of force violations in ten separate investigations.  Several of 
these incidents have involved malicious conduct by staff.  While Indian River staff with support 
by central office personnel, have been addressing these compliance issues, a sustained record of 
compliance has not yet been established; nor can it be concluded that incidents of inappropriate 
force have become rare or isolated at the facility.  Also, as previously reported, a relatively small 
number of youth assigned to the Mental Health Units are repeatedly subject to staff use of 
force.1   
 
Of the 60 incidents reviewed for May‐June 2012 that required immediate corrective action, two 
involved the use of the Emergency Restraint Belt (ERB), in which youth were transported across 
facility grounds in face‐down positions.  In both instances, the youth experienced impaired 
breathing problems.  Since these two incidents, facility officials have developed and 
implemented transport protocols that require use of a transport gurney in such situations; and 
the central office Facility Resource Administrator has taken action to ensure adoption of such 
protocols at other DYS facilities.2   
 
 Circleville:  During the reporting period preceding our last visit to Circleville, supervisors had 
become directly and unnecessarily involved in use of force applications; levels and intensity of 
force applied had not been minimal; and incidents that should have been referred to 
investigation were not.  The increased level of force was related to the use of the Emergency 
Response Belt (ERB) at the facility.  While this restraint device can offer staff a means to more 
quickly restrain violent/resisting youth while minimizing risks associated with prone restraints, it 
should only be employed when necessary to fully immobilize a seriously violent/resisting youth.  
It certainly should not be routinely employed as a precautionary restraint.  We reviewed too 
many instances in which its application was questionable.  Moreover, there was at least one 
instance in which a youth was left in his cell in the ERB.  Additionally, there were too many 
planned use of force incidents for the reporting period in which video recordings were not 
available for review.  Most of the incidents had been taped, but the tapes had not been 
preserved in a fashion that made them accessible for review.3 
 
                                                            
1

 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), pp. 28‐29; Indian River, 
expert report by Steve Martin (Sept. 2012), pp. 3‐5. 
2
 Id. 
3
 Cirlceville, Monitor’s comprehensive site visit report (Feb. 2012), pp. 25‐26. 

Owner 
 

5

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 7 of 43 PAGEID #: 11427



Scioto:  While facility officials were in most instances utilizing planned use‐of‐force tactics 
(including verbal strategies), a number of incidents were identified in which planned tactics 
could have been employed, but were not.  Facility personnel were not utilizing the hand‐held 
video in all instances in which they should, and there were instances in which they were unable 
to retrieve hand‐held video tapes for review.  We found again that the administrative review 
process was problematic.  Reviewing officials in too many instances failed to identify and 
address critical issues, and in some instances failed to conduct and/or document appropriate 
follow‐up.  This follow‐up is especially important, because many of the incidents reviewed 
reflected security lapses that directly precipitated or caused the need to use force.4 

 
Paragraph 76: seclusion 
 
 Indian River:  Pre‐hearing seclusion hours have been reduced from an average of 3500 hours 
per months to 2500 hours per month.  These hours are driven by the number of rule infractions 
and the scores on the IRAV instrument, which limits the discretion of facility officials to make 
release decisions.  The monitoring teams for both the S.H. and DOJ cases are currently working 
with DYS to revise the IRAV procedure in order to incrementally reduce the length of time youth 
spend in pre‐hearing seclusion.5   
 
 Circleville:  At our last visit to Circleville, we reported disturbing patterns of inconsistent and 
excessive use of seclusion.  Pre‐hearing seclusion totaled 20,000 hours for July‐September 2011, 
and 6,500 hours for October‐December 2011.  Sanctioned seclusion totaled 7,500 hours for July‐
September 2011, and 13,500 hours for October‐December 2011.  We reported dramatic 
increases in the application of the maximum 120‐hour seclusion sanction, and noted that the 
120‐hour sanction was often employed on youth who had contra‐indications for such lengths of 
stay in seclusion, related to their mental health status.  The use of seclusion not related to Acts 
of Violence was also substantial at the facility, averaging over 3000 hours per month for 
October‐December 2011, and approximately 1,400 hours for January 2012.  Facility officials 
needed to improve their documentation for justifying extensions of this type of seclusion 
beyond three hours.  Too often, an uninformed stock statement of “safety and security” served 
as the basis for extensions.6 
 
 Scioto:  At our last visit to Scioto, we found that the monthly average disciplinary seclusion 
hours for male youth had increased from approximately 2,300 in June‐August 2011 to 
approximately 6000 in September‐November 2011.  The majority of these hours were pre‐
hearing seclusion for Acts of Violence.  Many of these pre‐hearing seclusion hours involved a 
relatively small number of youth, often those on the PROGRESS Units, who were held for the 
maximum 72 hours.7 
                                                            
4

 Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report (Jan. 2012), pp. 28‐29. 
 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), pp. 32‐33. 
6
 Circleville, Monitor’s comprehensive site visit report (Feb. 2012), pp. 28‐30. 
7
 Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report (Jan. 2012), pp. 31‐33. 
5

Owner 
 

6

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 8 of 43 PAGEID #: 11428



 
Observations of plaintiffs’ counsel and the Court:  Plaintiffs’ counsel have repeatedly objected 
to the compliance ratings in our reports, arguing that the current rates at which youth are 
secluded remains a very significant concern; and that the monitoring team’s incremental 
approach to reform in this area does not go far enough to reduce the Department’s reliance on 
seclusion as a correctional measure.8  The Court also expressed concerns about the duration of 
pre‐hearing seclusion during an October 2012 visit to Scioto Juvenile Correctional Facility.9 

 
Paragraph 235‐238: discipline 
 
 Circleville:  For the months November 2011 through January 2012, on a population of 
approximately 85 youth, Circleville hearing officers imposed approximately 7,600 days of 
intervention time and 12,600 hours of sanctioned seclusion.  For sixty‐three of these hearings 
during the three month period, Hearing Officers imposed the maximum period of sanctioned 
seclusion (120 hours) for a total of 7,650 hours.  We found that such excessive use of these 
punitive sanctions on a youth population of 85 provided ample evidence that facility officials 
were too often failing to “impose appropriate consequences for youth rule violations with the 
purpose of encouraging change in behavior and not solely for punishment,” as required by DYS 
Standard Operating Procedure 303.01.02.  Very often such punitive sanctions were imposed on 
youth on the mental health caseload without proper consideration of their mental 
impairments.10  (For an extended discussion of this concern, see Steve Martin’s expert report for 
Circleville at pp. 10‐12.)   
 
Paragraph 232‐234: grievances 
 
 All facilities:  Monitoring team member Steve Martin reported timely and appropriate 
processing of youth grievances at all facilities, and repeatedly recommended a rating of 
substantial compliance.  The Monitor, however, continues to be troubled by the findings of the 
youth grievance survey conducted by the Chief Inspector’s Office.  System‐wide, 43% of youth 
reported that the grievance process did not work; 53% of youth reported that they had been 
told by staff that if they file a grievance, nothing will happen; 18% of youth reported that staff 
had treated them badly after filing a grievance; and 15% of youth reported that they had been 
told by staff that they cannot use the grievance process to report staff misconduct.  In response 
to these survey results, the Chief Inspector’s Office put several remedial measures in place, and 
has committed to conduct another follow‐up survey by January 2013.11 
                                                            

8

 Id.; Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), pp. 32‐33. 
 Remarks of District Judge Algenon Marbley before Department of Youth Services administrative staff and Scioto 
Juvenile Correctional Facility administrative and line staff (Oct. 16, 2012). 
10
 Circleville, Monitor’s comprehensive site visit report (Feb. 2012), pp. 80‐81. 
11
 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), pp. 91‐92; Circleville, 
Monitor’s comprehensive site visit report (Feb. 2012), p. 80; Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report (Jan. 
2012), pp. 83‐84; Ohio Department of Youth Services, Chief Inspector’s Office, Quarterly Cumulative Summary 
Report (Jan. 2012), pp. 16‐19. 
9

Owner 
 

7

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 9 of 43 PAGEID #: 11429

II.

Safety	/	gang	intervention	/	programming	/	unit	staffing		
Subject matter experts:  Orlando Martinez & David Roush Ph.D (now Orlando Martinez & Kelly 
Dedel, Ph.D) 

 
Paragraphs 48, 49, and 66: unit staffing 
 
 Scioto:  At our last site visit to Scioto, we found that service delivery was significantly hampered 
by staffing shortages.  Units were short‐staffed as many as 2‐3 times per week, and Youth 
Specialists regularly took leave under the Family Medical Leave Act (FMLA) in order to avoid 
mandated overtime on the weekends.  Staff shortages caused lockdowns throughout the 
facility, and programs and recreation had been cancelled on at least one day each weekend in 
the months preceding our visit.  The staffing situation was aggravated by the extremely long 
time it took to get a new Youth Specialist working the shift.  We found that Unit Managers and 
social workers regularly covered Youth Specialist shifts, detracting from their own job duties, 
and further diminishing the capacity to provide structured programs and rehabilitative services 
on the units.  Scioto at the time had 9 Youth Specialist vacancies and extraordinarily high levels 
of staff on leave.12  During a December 11, 2012 conference call, DYS reported 18 current 
vacancies for Youth Specialist positions at Scioto, 23 Youth Specialists off work, and 3 on leave.  
While lockdowns are no longer occurring, the monitoring team continues to express concerns 
over the 28% of the workforce at Scioto who are currently unavailable for work.13   
 
Kelly Dedel, who serves on both the S.H.  and DOJ monitoring teams, reports that between April 
and October 2012, minimum staffing levels could be achieved through the use of mandated 
overtime.  While this has improved access to programming, it is not a practical or durable 
solution to ensure the proper functioning of the facility.14  DYS’s staffing formulation for Scioto 
must include a site‐specific replacement factor that accounts for vacancies and leave; and must 
be based on the numbers of staff needed for consistent application of the treatment models on 
the general population and specialty units.15 
 
Units are also staffed as though Youth Specialists were interchangeable, due in large part to the 
“pick‐a‐post” provision in their collective bargaining agreement.  Youth Specialist staff choose 
their own posts in order of seniority, which often results in the least‐experienced direct care 
staff working on the highest needs units, without consideration given to the particular 
qualifications needed to work with special populations (e.g., on the girls’ unit, the Mental Health 
Units, and the PROGRESS Units).16  The impending agreement between DYS and DOJ will require 
PROGRESS Unit staff to be adequately trained before they are permitted to be permanently 
                                                            
12

 Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report (Jan. 2012), pp. 13‐14, 18‐19, 26‐27. 
 Comments of Rochelle Jones and Kelly Dedel, conference call regarding staffing concerns at DYS (Dec. 11, 2012). 
14
 Email conversation with Kelly Dedel (Dec. 14, 2012); see DOJ Monitor’s October 2012 site visit report for Scioto 
(forthcoming). 
15
 Email conversation with Orlando Martinez, David Roush, and Kelly Dedel (Dec. 14, 2012). 
16
 Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report (Jan. 2012), pp. 26‐27. 
13

Owner 
 

8

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 10 of 43 PAGEID #: 11430

assigned.  Relief staff without this training will not be permitted to work on the unit 
independently.17 
 
Paragraph 65: safe living conditions 
 
 Indian River:  Changes in programs, youth population, and the addition of the Mental Health 
Units have resulted in fluctuations in violence reflected through assaults, fights, physical 
restraints, and incidents of seclusion.  Youth gangs still exert a powerful negative influence at 
Indian River, and concerns remain about the high rate of fights and physical restraints.  Trends 
confirm progress toward a safer environment, but it may take some time for the gang 
intervention efforts and other programming to produce sustainable positive outcomes.18  (For 
an extended discussion and charts regarding safety indicators, see Martinez and Roush’s expert 
report for Indian River at pp. 19‐21.) 
 
 Scioto:  Sexual misconduct and assaults significantly increased in September and October 2011, 
corresponding with the transfer of more aggressive youth from Ohio River Valley Juvenile 
Correctional Facility, and the creation of the PROGRESS Units at Scioto.  Levels of fear among 
Youth Specialists were unacceptably high, largely related to staffing shortages, and youth 
perceptions of safety were mixed, depending on which housing units they were assigned to.19   
Kelly Dedel, who serves on both the S.H. and DOJ monitoring teams, reports that while youth‐
on‐youth violence has decreased considerably; youth‐on‐staff violence has continued to 
increase.  Youth consistently reported frustration with certain staff members who were 
described as antagonizing, provoking, and otherwise speaking and behaving in ways that could 
increase youths’ propensity for violence toward them.20 
 
 All facilities:  DYS has no usable definition of direct and continuous supervision in its policies, 
procedures, and training.  Direct supervision and continuous interaction with youth, as opposed 
to staff congregating at the security desk, increases safety by facilitating officers’ ability to de‐
escalate situations before an incident occurs, and respond more quickly to incidents that do 
occur.  It also reduces the area of the facility that is de facto inmate controlled.  Because direct 
supervision is not clearly defined in policy and training, the Department’s investigation of 
incidents does not always identify corrective action needed to improve staff performance with 
regard to preventable fights and assaults.21 
 
 
                                                            
17

 Draft Consent Order between United States of America and The State of Ohio (Nov. 28, 2012), p. 7; Email 
conversation with Kelly Dedel (Dec. 14, 2012). 
18
 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), pp. 25‐26. 
19
 Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report (Jan. 2012), p. 25. 
20
 Email conversation with Kelly Dedel (Dec. 14, 2012); see DOJ Monitor’s October 2012 site visit report for Scioto 
(forthcoming). 
21
 David Roush, Memorandum to Amy Ast re: Direct Supervision in the Ohio Department of Youth Services (Aug. 
15, 2012). 

Owner 
 

9

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 11 of 43 PAGEID #: 11431

Quality Assurance for unit staffing  
 
Paragraph 68: Youth Specialist performance evaluation 
 
 All facilities:  In 2009, DYS changed the title of its direct care workers from Juvenile Correctional 
Officers to Youth Specialists, and in 2011 identified the core competencies and responsibilities 
of the new Youth Specialist.  The core competencies and responsibilities contain a new emphasis 
on positive interactions with youth, and participation in youth programming and activities.  
Since changing the position description for direct care staff, DYS has not implemented a 
performance evaluation to measure staff members’ job performance in relation to the new core 
competencies and duties (as opposed to the job duties of the previous “Juvenile Correctional 
Officer” position).  We have repeatedly recommended implementation of the comprehensive 
performance evaluations that have been developed by the DYS Bureau for Professional and 
Organizational Excellence; however, they are still not implemented at the facilities.22 
 
 

III.

Education	

Subject matter experts:  Ava Crow, J.D. & Anne Flynn, M.Ed 
 
Paragraph 189:  All youth receive a full school day 
 
 Scioto and Circleville:  Unit instruction for students who were secluded due to Acts of Violence 
did not comply with the parties’ agreement.  These students must receive 2 hours (four 30‐
minute sessions) of direct instruction on the unit with a teacher, and must receive an additional 
3.5 hours of educational activities with a teacher roving throughout the affected units.23 
 
 Scioto:  Safety and security issues requiring students to be moved and educated separately 
made it difficult to provide a full school day.  Movement times and meals cut into instructional 
time.  There were frequent occasions when Youth Specialist staffing shortages meant there 
were not sufficient staff to bring students to school.  The school was short seven teachers for a 
period preceding our last site visit, causing over 500 classes to be cancelled.24  On a December 
11, 2012 conference call, DYS reported the staffing concerns have largely been resolved due to a 
smaller student population.25  DYS also reports significant changes with regard to educational 
services provided on the PROGRESS Units.26  We will report findings regarding current conditions 
following our expedited site visits. 
 
                                                            
22

 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), p. 27; Circleville, Monitor’s 
comprehensive site visit report (Feb. 2012), p. 24; Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report (Jan. 2012), p. 
27. 
23
 Circleville, Monitor’s comprehensive site visit report (Feb. 2012), pp. 63‐64; Scioto, Monitor’s comprehensive 
site visit report (Jan. 2012), pp. 66‐67. 
24
 Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report (Jan. 2012), pp. 66‐67. 
25
 Statements of Bonnie Sweeney and Ava Crow, conference call re: staffing concerns at DYS (Dec. 11, 2012). 
26
 Defendant’s Motion to Terminate the Stipulation for Injunctive Relief, Motion for Stay and Response to Plaintiffs’ 
Motion for Specific Performance, pp. 14‐15, 30 (Dec. 7, 2012).  

Owner 
 

10

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 12 of 43 PAGEID #: 11432



Indian River:  Interviews with a Unit Manager and Youth Specialist revealed youth being 
educated “under the door” without regard to DYS policy and the parties’ agreement.  Training 
issues remained regarding which secluded students were to be educated in their cells and how 
to properly document various types of unit instruction.27 

 
Paragraphs 194‐195:  Education staffing 
 
 Indian River:  Significant numbers of students (107 students at our last site visit) were eligible 
for, but were not receiving, Title I math remediation.  Indian River must develop a systematic 
strategy to address the math needs of the students who function at the lowest math levels.28  
Teacher absences have contributed to significant numbers of cancelled classes (147 classes at 
our last site visit).  Indian River should recruit additional substitute teachers and develop 
additional strategies to address days when teachers are absent.29 
 
 Scioto:  The school was short seven teachers for a period of time preceding our last site visit.  
This sometimes meant that classes were cancelled because they could not be covered.  Special 
education teachers were substantially over state mandated caps due to vacancies and teachers 
on extended leave.  Approximately 40 students who needed a science credit during our last visit 
did not have a science class available to them due to teacher vacancies.  Because of the multiple 
schools‐within‐a‐school, Scioto / Willis High School is the most difficult school in DYS to staff, 
and may require a separate staffing analysis.30  On a December 11, 2012 conference call, DYS 
reported that education space has been consolidated and is now less compartmentalized.31  We 
will update our findings in this area following our expedited site visits. 
 
Paragraph 207: School discipline 
 
 Scioto:  At the time of our last site visit, the school’s progressive discipline policy was not being 
followed.  Students were sent out of various classrooms without regard to procedure, and 
students in the ABC room were sleeping and walking around rather than doing school work.  
Because of the multiple schools‐within‐a‐school, some students did not have access to the ABC 
room at all, and were instead were being sent to their housing unit without a teacher.32 
 
Paragraph 219: Illiteracy / Title I reading teachers 
 
 Scioto:  Title I reading was offered with a reading specialist through the Read 180 program and 
with a Title I teacher through My Reading Coach (MRC).  Security concerns, however, prevented 
certain housing units from being scheduled in the same building together, which limited access 
for some units to MRC.  Additionally, only one to two youth received instruction on MRC each 

                                                            
27

 Ava Crow & Anne Flynn, Cuyahoga Hills & Indian River site visit report (Sept. 2012), p. 11. 
 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), pp. 76‐77. 
29
 Id. 
30
 Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report (Jan. 2012), p. 71. 
31
 Statements of Bonnie Sweeney and Ava Crow, conference call re: staffing concerns at DYS (Dec. 11, 2012). 
32
 Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report (Jan. 2012), pp. 64, 74‐75. 
28

Owner 
 

11

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 13 of 43 PAGEID #: 11433

day, when at least ten youth at any given time were non‐readers who would benefit from the 
program.33 
 
Paragraphs 221‐222, 225: Special education / compliance with IDEA 
 
 Circleville:  IEP team meetings are not held “as needed” to address lack of student progress.  No 
occupational therapy (OT) services were available for two students who required it at Circleville 
/ Starkey, and no system was in place to ensure services pending completion of a long‐term 
contract for OT services.  There was only limited documentation of the special education 
services that had been provided.  Specifically, there was no systematic documentation that 
specially designed instruction, assistive technology, accommodations, and modifications or 
support for school personnel were actually delivered.34  Additionally, special education students 
in science classes were not served by Highly Qualified Teachers (HQT) as required by the IDEA.35 
 
 Scioto:  With limited exceptions, almost no inclusion services were offered to special education 
students.  During school quarters preceding our site visit, the 12‐student caseload cap was 
regularly exceeded, and staffing levels, when factoring in long‐term absences and vacancies, had 
not been sufficient to provide adequate special education services.  PROGRESS Unit teachers 
were not systematically referring students with substantial behavioral problems during school to 
the Intervention Assistance Team.  Although special education services were generally provided, 
they were not sufficiently documented in progress notes or intervention specialist case notes.  
IEP team meetings were not held “as needed” to address lack of progress in IEP goals.  Students’ 
individualized needs were addressed in the IEPs, but some had goals which were not quantified 
or could not be measured.36 
 
The Court’s March 28, 2011 Order:  Integration of educational services and plan with treatment and 
reentry plans;  Unit instruction for youth secluded for Acts of Violence 
 
 All facilities:  During our visits to Scioto and Circleville, students’ education plans were not 
integrated with the Individualized Treatment Plans and reentry plans, in accordance with the 
Court’s March 28, 2011 Order.  Although there was some joint discussion between unit staff and 
teachers at treatment team meetings, there was not a system in place to ensure coordination of 
these plans, including special education plans.37  During our visits to Indian River and Cuyahoga 
Hills, DYS’s efforts to integrate educational services and plans with treatment and reentry plans 
had begun, but were not yet fully implemented.  The plans did not reflect seamless, cohesive 
services across environments.38 
 
The Court’s Order included a presumption “that students will be educated outside of their cells 
unless there is an individualized determination that providing educational services outside the 
                                                            
33

 Id., at pp. 77‐78. 
 Circleville, Monitor’s comprehensive site visit report (Feb. 2012), pp. 75‐77. 
35
 Circleville, education site visit report by Ava Crow & Anne Flynn (Feb. 2012), p. 13. 
36
 Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report (Jan. 2012), pp. 78‐80. 
37
 Circleville, Monitor’s comprehensive site visit report (Feb. 2012), p. 83; Scioto, Monitor’s comprehensive site 
visit report (Jan. 2012), p. 86. 
38
 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), pp. 96‐97. 
34

Owner 
 

12

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 14 of 43 PAGEID #: 11434



cells is too dangerous”.39  This is also supported by the IDEA’s requirement of educational 
services in the least restrictive environment.  However, at all facilities except for Cuyahoga Hills, 
students held in pre‐hearing seclusion were not permitted out of their cells for one‐on‐one 
education with a teacher.40 
 
Circleville:  During our February site visit, no students who were secluded for Acts of Violence 
were permitted outside of their rooms for educational instruction.  This was in violation of the 
Court’s March 2011 Order.  This problem reflected a communication breakdown between 
central office and the facility.41   

 
 
Quality Assurance for education 
 
Paragraphs 182, 204, 205, and 217: Classroom management 
 
 Circleville:  A significant number of classroom observations revealed ineffective teachers who 
did not use differentiated instruction strategies, and did not engage students.  The assistance 
and resources provided to teachers had been insufficient to embed the necessary skills.  
Teachers were routinely observed to passively sit while some students “guessed their way” 
through the computerized curriculum tests.  Instruction was not systematic and was randomly 
delivered.  Poorly performing teachers must be identified and held accountable for improved 
performance.42 
 
 Scioto:  Substantial additional training was needed in classroom management practices.  
Although there was good cooperation among teachers and Youth Specialists, some staff 
demonstrated an inability to effectively maintain order, and youth in several classrooms slept, 
walked around, or engaged in conversations unrelated to school.43  Students worked on CSLS 
with little or no teacher input, and the system acted simply as computerized worksheets.  
Teacher evaluations reflected this problem, but did not reflect improvement in teacher 
performance.44 
 
Paragraphs 221‐222, 227, 229:  Compliance with IDEA / monitoring progress toward IEP goals / teacher 
evaluations 
 
 All facilities:  Although training had been provided, special education principles were not 
embedded with many teachers.  Effective collaborative teaching and teaching to students’ IEP 
goals remained problematic.  At all four facilities, co‐teaching and teaching to IEP goals must be 
incorporated into the teacher evaluation system.  Additionally, progress monitoring must 
                                                            
39

 Order of the District Court, Southern District of Ohio, Eastern Division (Doc. 249) (March 28, 2011), p. 7; 
Agreement of the S.H. parties (April 22, 2011). 
40
 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), pp. 73‐74; Circleville, 
Monitor’s comprehensive site visit report (Feb. 2012), pp. 62‐64; Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report 
(Jan. 2012), pp. 66‐69. 
41
 Circleville, Monitor’s comprehensive site visit report (Feb. 2012), p. 60. 
42
 Id., at pp. 67‐69, 73; Circleville, education site visit report by Ava Crow & Anne Flynn (Feb. 2012), pp. 11‐12. 
43
 Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report (Jan. 2012), p. 63, 73‐74. 
44
 Id., at p. 76. 

Owner 
 

13

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 15 of 43 PAGEID #: 11435

improve and should be incorporated into the teacher evaluation systems at Scioto, Circleville, 
and Cuyahoga Hills.45   
 
 

IV.

Medical	care	
Subject matter experts:  Ron Shansky, MD & Barb Peterson, RN 

 
Paragraph 124: Injury assessments following fights or applications of force 
 
 Scioto and Circleville:  Following altercations or uses of force, youth who were assessed for 
injuries did not have vital signs or an adequate history taken, and did not receive a professional 
assessment in a clinically appropriate space.  The histories did not include questions as to what 
happened during the incident, and nurses concluded without proper assessment that there 
were no injuries and that no immediate treatment was needed.  Youth were seen in the housing 
units, usually through a solid door with a small window, rather than in a clinical setting.46   
 
 Indian River:  Assessments were generally being performed at the clinic.  However, nurses made 
treatment decisions without eliciting relevant information from the youth or from a Youth 
Specialist regarding what occurred.  For example, some of the injury assessment forms reviewed 
noted that the youth complaint was “I got jumped,” without follow‐up questions or a more 
detailed explanation of areas on the body where trauma may have occurred.47 
 
 Cuyahoga Hills:  Some injury assessment forms concluded that no treatment was needed even 
though no vital signs, description of the complaint, or assessment were completed.  The physical 
assessment must address the likely areas of injury in significant detail, and only after the 
complaint is adequate, the vital signs have been performed, and an appropriate physical 
assessment is performed, can a decision be made with regard to recommended treatment.48 
 
Paragraphs 135‐136, 239: Medical records 
 
 All facilities:  Medical records are not integrated to provide an overall view of the youth, his/her 
needs, specific treatment goals, and the methods to be used by all staff to accomplish the stated 
goals.  Medical files are not easily accessible to other disciplines involved in treatment planning 
for youth, and psychology and social work files are not readily available to medical personnel.  
                                                            
45

 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), p. 88; Circleville, Monitor’s 
comprehensive site visit report (Feb. 2012), pp. 77‐78; Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report (Jan. 
2012), p. 81; Cuyahoga Hills & Indian River, education site visit report by Ava Crow & Anne Flynn (Sept. 2012), p. 
44; Circleville, education site visit report by Ava Crow & Anne Flynn (Feb. 2012), p. 17; Scioto, education site visit 
report by Ava Crow & Anne Flynn (Jan. 2012), p. 22. 
46
 Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report (Jan. 2012), pp. 49‐50; Circleville, Monitor’s comprehensive site 
visit report (Feb. 2012), p. 46. 
47
 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), pp. 52‐53. 
48
 Id. 

Owner 
 

14

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 16 of 43 PAGEID #: 11436

Given the multiple locations where information is located, the information system itself is a 
barrier to the provision of adequate care.  DYS has decided to participate with the adult 
corrections system in the implementation of an integrated electronic medical record (EMR).  
Implementation of this EMR may take several years.49 
 


Cuyahoga Hills:  Care for acute illness was documented in the majority of cases, but the 
outcome or results of the care and treatment provided were not documented.  Monitoring and 
assessment of treatment outcomes is particularly important for youth with frequent, recurring 
acute illnesses.50   

 
Paragraphs 147‐148, 153: Health care staffing 
 
 All facilities:  There are often lengthy delays in receiving permission to post, recruit, and fill 
vacant positions.  There is no relief factor for 24/7 nursing staff, resulting in the routine use of 
overtime and agency staff to fill planned absences and other vacancies that occur.  The purpose 
of the relief factor is to have adequate numbers of personnel prepared to work with the 
identified population to cover routine vacation, sick leave, and educational leave.51 
 
Paragraphs 127‐128: Administration of medicine 
 
 Cuyahoga Hills:  Physician orders were generally consistent with professional and community 
standards of care for youth and adolescents.  There was no documentation, however, that the 
physician had assessed the effectiveness of the care as ordered.  There was also no 
documentation that repeated episodes of the same/similar complaints were assessed for 
patterns or relationship to the youth’s health status.52 
 
 Circleville:  Nursing practice standards for the administration of medications were not 
consistently met.  Medications received from the pharmacy were checked against the pharmacy 
manifest, but were not checked against the original physician order.  There was a need for 
development of a secure medication room to eliminate the practice of nurses repackaging 
medications for transport across the campus.  DYS policy and procedure for the recording and 
assessment of medication errors had also not been fully implemented.53 
 
 Scioto:  The medication administration record (MAR) was not an accurate record of medications 
as ordered by the physician or administered by the nurse.  Omissions and other medications 
errors were not reported as required by policy.  The MAR was not always available at the time of 
                                                            
49

 Id., at p. 61; Circleville, Monitor’s comprehensive site visit report (Feb. 2012), pp. 51‐52; Scioto, Monitor’s 
comprehensive site visit report (Jan. 2012), pp. 55‐56. 
50
 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), pp. 62‐63. 
51
 Id., at pp. 70‐71; Circleville, Monitor’s comprehensive site visit report (Feb. 2012), p. 58; Scioto, Monitor’s 
comprehensive site visit report (Jan. 2012), p. 60. 
52
 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), p. 54. 
53
 Circleville, Monitor’s comprehensive site visit report (Feb. 2012), pp. 47‐48. 

Owner 
 

15

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 17 of 43 PAGEID #: 11437

administration, and when it was, documentation was not completed at the time of 
administration, but later or not at all.  Certain medications were “floated” (dissolved in water) 
rather than crushed as ordered (neither practice is recommended).  Medication containers 
delivered to housing units did not have the required information included (name of medication, 
dosage, expiration date, special instructions, etc.).54 
 
Paragraph 140: Face‐to‐face appointment for acute illness or hospitalization 
 
 Cuyahoga Hills:  Scheduled and unscheduled off‐site medical services were generally provided in 
a timely manner; however, follow‐up with the patient upon his return was not.55  (For a more 
detailed accounting of this finding with examples, see Peterson and Shansky’s expert report for 
Cuyahoga Hills at pp. 9‐10.) 
 
 Scioto:  With regard to off‐site emergency room visits, there were problems with inadequate 
history during a nurse injury assessment, inconsistency between the cover and problem list in 
the medical record, and significant problems with patient follow‐up.56  (See Peterson and 
Shansky’s expert report for Scioto at pp. 11‐12 for examples.) 
 
Paragraph 133: Medication storage 
 
 Scioto:  Because the PROGRESS Units are closed, self‐contained units, clinic space should be 
provided on those units with adequate equipment and security provisions for storing and 
administering medications.  This will enhance safety; enhance the potential for medication 
compliance among youth on those units; and bring nursing practice in line with current 
standards.57 
 
Paragraphs 111, 122, 127‐128, and 141: Physician performance generally 
 
 Cuyahoga Hills:  The physician’s documentation and treatment provided were not consistent 
with standards of care for adolescent practice with regard to chronic care patients and patients 
transferred to the facility.  For these and other patients, there was also no documentation that 
the physician had assessed the effectiveness of medications as ordered, and no documentation 
that repeated episodes of the same/similar complaints were assessed for patterns or 
relationship to the youth’s health status.  We recommended that the Health Services 
Administrator develop performance improvement strategies for the physician and that the 
Medical Director provide frequent peer review and counseling until the physician’s performance 
is satisfactory.58 
                                                            
54

 Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report (Jan. 2012), p. 51. 
 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), p. 66. 
56
 Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report (Jan. 2012), p. 57. 
57
 Id., at p. 55. 
58
 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), pp. 44‐45, 51, 54‐58, 67. 
55

Owner 
 

16

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 18 of 43 PAGEID #: 11438

Quality Assurance for medical care 
 
Paragraphs 112, 115, and 152: Performance assessments 
 
 All facilities:  The Medical Director has not conducted peer reviews to evaluate and improve the 
performance of facility‐based physicians.  Additionally, the Medical Director’s own performance 
is not evaluated for the clinical adequacy of the medical services provided in facilities.59 
 
Paragraph 116: Review of policy and procedures 
 
 Central office:  All of the required medical policies have been promulgated and the majority 
implemented.  However, there is no routine review/revision/approval of policies and 
procedures by the central office quality improvement committee.60 
 
Paragraphs 118‐121: Initial patient health appraisals and assessments 
 
 All facilities:  We found problems at all facilities related to initial health assessments for youth 
entering DYS for the first time.  We consistently recommended routine monitoring of nursing 
and clinician performance with regard to the completion and accuracy of health appraisals at 
both the Scioto reception center and the parent institutions; as well as peer review with the 
physicians to ensure that all significant positives on the initial nurse screen are addressed during 
the physical exam, and to ensure that the physician summary and plan are comprehensive and 
appropriate.  The systemic problems we identified in our record review included immunization 
decisions that were inconsistent with Centers for Disease Control recommendations; physicians’ 
failure to review the history taken at the reception center; and physicians’ failure to elaborate 
on positive findings identified during the nurse intake screen.  These issues are critical for risk 
management and good medical care.61   
 
Paragraph 131: Laboratory services 
 
 All facilities:  We found problems at all facilities related to laboratory services, and consistently 
recommended quality improvement monitoring of the dates of lab orders and draws; 
completion of the draw; access to and timely retrieval of lab results; and utilization of lab levels 
in the provision of care.  The systemic problems we identified in our record review included 
failure to complete admission labs for females; untimely lab draws and/or delays in providing 
lab results, so that physicians saw youth during scheduled appointments without the test 

                                                            
59

 Id., at pp. 45‐46, 71; Circleville, Monitor’s comprehensive site visit report (Feb. 2012), pp. 41‐42, 58; Scioto, 
Monitor’s comprehensive site visit report (Jan. 2012), pp. 45‐46, 61‐62.  
60
 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), pp. 46‐47. 
61
 Id., at pp. 47‐50; Circleville, Monitor’s comprehensive site visit report (Feb. 2012), pp. 43‐45; Scioto, Monitor’s 
comprehensive site visit report (Jan. 2012), pp. 46‐49. 

Owner 
 

17

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 19 of 43 PAGEID #: 11439

results; failure to review the lab results with the youth when the levels were available; and 
failure to utilize available lab results in the provision of care for youth.62 
 
Paragraph 132: Tracking infectious diseases 
 
 All facilities:  Diagnosed infectious diseases of all types are not routinely monitored.  There is no 
certified infection control nurse at the central office level or at any facility.  The Health Services 
Administrator reports monthly statistical data, but there is no use of the data to establish trends 
within or across facilities.  We have repeatedly recommended monitoring and tracking of 
infectious diseases and trends.63 
 
Paragraphs 137‐138: Review of records 
 
 All facilities:  We found problems with medical records at all facilities, and have consistently 
recommended monitoring of quantitative (names, titles, dates, format and frequency of notes, 
legibility, etc.) and qualitative information (is information relevant, accurate, and utilized in 
provision of services); use of this data in performance evaluations; and identification of facility 
and agency‐wide trends.  The systemic problems we identified in our record reviews included 
problem lists not being complete, accurate, or up‐to‐date; documents being out of order or in 
the wrong location; physician and nursing notes failing to utilize patient history or information 
from similar events in reaching treatment conclusions; physician notes failing to include the 
history and testing used to reach a diagnosis, and failing to note the outcome of treatment 
provided.64 
 
Paragraph 139: Vital signs 
 
 All facilities:  Nurse and physician review of abnormal vital signs is not monitored as part of the 
quality improvement program.  Our record review at one facility revealed several youth injury 
assessment forms in which nursing staff did not recognize abnormal vital signs or repeat /re‐
monitor signs the next day.  At another facility, we found an example of a youth whose 
abnormal blood pressure was not re‐monitored upon return from the emergency room for head 
trauma.  Now that guidelines have been posted and training has been provided, the quality 
improvement program should monitor compliance with DYS protocol on vital signs.65 
                                                            
62

 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), pp. 59‐60; Circleville, 
Monitor’s comprehensive site visit report (Feb. 2012), pp. 50‐51; Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report 
(Jan. 2012), p. 54. 
63
 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), p. 60; Scioto, Monitor’s 
comprehensive site visit report (Jan. 2012), p. 54. 
64
 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), pp. 63‐65; Circleville, 
Monitor’s comprehensive site visit report (Feb. 2012), p. 53; Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report (Jan. 
2012), p. 56. 
65
 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), pp. 65‐66; Circleville, 
Monitor’s comprehensive site visit report (Feb. 2012), pp. 53‐54; Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report 
(Jan. 2012), p. 57. 

Owner 
 

18

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 20 of 43 PAGEID #: 11440

 
Paragraph 141: Using quality improvement data to improve performance 
 
 All facilities:  The quality improvement monitoring tools that DYS has created are used on a 
regular basis, but use of these tools is not yet demonstrably linked to improvement in 
performance.  All facilities need to demonstrate the use of monitoring data to implement 
improvement strategies and achieve improved performance.  When performance measured by 
the monitoring tools is consistently at an excellent level, the program should begin using other 
open methodologies to identify opportunities for improvement.  This can be done by thoroughly 
reviewing records of patients who have received services, and identifying other areas where 
problems with timeliness, continuity, or professional performance exist.  The goal is to find 
problems, understand the causes, and implement strategies to improve.66 
 
 

V.

Mental	health	care	and	psychiatry	

Subject matter experts:  Andrea Weisman, Ph.D & Daphne Glindmeyer, MD 
 
Paragraph 17:  Equitable treatment of youth 
 
 All facilities:  At site visits in December 2011, January 2012, and September 2012, we noted 
racial disparities with regard to placement on the Mental Health Units and PROGRESS Units.  In 
December 2011, we noted that African American youth represented 65‐75% of the population 
on general population units at Indian River, but only 35‐45% of the population on the Mental 
Health Units.  In September 2012, we made similar findings, noting that African American youth 
represented 57% of the population on general population units, but only 26% of the population 
on the Mental Health Units.  This was cause for concern that African American youth were 
under‐represented on the Mental Health Units.  At Scioto, we noted that 84% of the youth on 
the PROGRESS Units were African American, and all had significant mental health disorders.  
Comparing the PROGRESS Unit population with the population on the Mental Health Units, we 
raised concerns again that there may be a racial bias in the identification of mental health 
disorders as opposed to behavioral disorders; and that race may affect perceptions of a youth’s 
dangerousness and/or need for treatment among decision‐makers, and among staff at all 
facilities referring youth for specialized placement.  We recommended that DYS collect data at 
various decision points, particularly related to referral for mental health treatment and 
discipline, and analyze it through a “racial lens”.  We also recommended clinical supervision and 
peer review with regard to racially disparate treatment.67 
 
                                                            

66

 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), p. 67. 
 Id., at p. 13; Indian River, psychiatry report by Glindmeyer (Sept. 2012), p. 2; Scioto, Monitor’s comprehensive 
site visit report (Jan. 2012), pp. 17‐18; Scioto, mental health and psychiatry report by Weisman and Glindmeyer 
(Jan. 2012), p. 16; Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Dec. 2011), pp. 11‐13; Indian River, 
report by Martinez and Roush (Dec. 2011), pp. 5‐7. 
67

Owner 
 

19

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 21 of 43 PAGEID #: 11441



Cuyahoga Hills:  We raised concerns that African American youth were under‐represented 
among those prescribed psychotropic medications, and suggested a possible treatment bias that 
the facility should further investigate.  The facility population was comprised of 61% African 
American youth and 35% Caucasian youth.  Youth on the mental health caseload were 
represented proportionately.  However, 50% of the youth prescribed psychotropic medication 
were Caucasian.68   

 
Paragraphs 51, 136 and 240: Mental health and psychiatry records 
 
 All facilities:  As we have stated in numerous previous reports, behavioral health records are 
stored in multiple locations, and are not easily available to other members of the 
interdisciplinary treatment team.  While medical files, including psychiatric notes, are largely 
paper records, both social work and psychology notes are stored electronically.  This non‐
integrated health services record management system is not conducive to collaboration and 
continuity of care across disciplines.69   
 
In order to obtain information and prepare for psychiatry clinic, psychiatrists at all institutions 
must gather information from paper medication documents; psychology information from a 
computer database search; separate information from the mental health records, which is 
present at IDT or behavioral health staff meetings; and email and phone messages from various 
clinicians.  This process is unnecessarily time consuming, with a high potential for error.  Given 
the multiple locations where information is located, the information system itself is a barrier to 
the provision of adequate care.70   
 
Additionally, progress notes and interventions from psychologists, social workers, and 
psychiatrists do not generally reference the youth’s treatment plan.  Each note appears as a 
distinct entry, and each intervention appears to cover only what happened in the immediate 
moment, so there is little evidence of continuity of care over time.  Providers also do not 
generally review notes from other disciplines.  DYS has committed to purchasing an electronic 
medical record (EMR) in which all health service providers – somatic and mental health – will 
document their interventions in one location.  We have repeatedly recommended developing a 
timeline for transition to the EMR, and, until that time, to implement a system of centralized 
recordkeeping.71 
 
 Cuyahoga Hills and Indian River:  DYS intends to implement integrated treatment plans in all 
facilities, but at both Cuyahoga Hills and Indian River, there continue to be multiple treatment 
                                                            
68

 Cuyahoga Hills, psychiatry report by Glindmeyer (Sept. 2012), p. 2. 
 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), pp. 19, 62‐63, and 95‐96; 
Circleville, Monitor’s comprehensive site visit report (Feb. 2012), pp. 51‐52; Scioto, Monitor’s comprehensive site 
visit report (Jan. 2012), pp. 55‐56, and 85‐86. 
70
 Id. 
71
 Id. 
69

Owner 
 

20

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 22 of 43 PAGEID #: 11442



plans being developed.   Social work develops the Unified Case Plan and psychology develops a 
separate, sometimes inconsistent, mental health treatment plan.72 
 
Cuyahoga Hills:  Just prior to our monitoring visit, the paper medical records had been 
“thinned” without a protocol in place for such a process, leaving random psychiatric clinical 
documentation in the charts.  If paper medical records are to be thinned, it must be done 
according to a policy and procedure developed in consultation with the psychiatrist and other 
medical staff.73 

 
Paragraphs 58 and 88: Special needs youth / exacerbation of mental health symptoms 
 
 All facilities:  At each facility, the monitoring team reported case studies following interviews 
and extensive document review, demonstrating problems with the care provided to seriously 
mentally ill youth.  The examples highlight our concerns that mental health symptoms presented 
by some youth in DYS facilities may go undiagnosed or untreated due to deficiencies in clinical 
competency.  The case studies include one youth who was hospitalized and diagnosed with 
Schizophrenia.  In the two months prior to his hospitalization, he was taken off of medication by 
the psychiatrist.  He engaged in almost daily assaultive and self‐injurious behavior; and was at 
one point observed eating soap and body wash.  He was discharged from the Mental Health 
Unit, and was not considered for an acute mental health intervention until he committed a 
serious assault on a staff member.  Another case study involved a youth with a history of 
significant abuse and trauma as well as psychosis, who was held in near‐continuous seclusion 
due to repeated acts of violence.  While there is no question that this youth was difficult to 
manage, the mental health progress notes contained no working clinical formulation to 
contextualize his behavior.  It is unacceptable for such a youth to spend the majority of his time 
in seclusion, particularly given the fact that he experienced hallucinations while confined.74   
 
Another case study involved a youth with a history of treatment with psychotropic medications, 
who was not referred to the psychiatrist until a month after his admission.  The process for his 
mental health intake and evaluation was also unreasonably lengthy.  From the time he was 
admitted until he was finally seen by the psychiatrist and put on medication, he engaged in 
repeated violent behavior and was subjected to repeated periods of seclusion.  Although there 
were copious notes from mental health staff, none included a clinical formulation of what was 
going on with the youth.  Additional case study examples involved an acutely psychotic youth 
whose behavior over a five‐month period resulted in his inappropriate transfer to the PROGRESS 
Unit rather than a DYS Mental Health Unit or a residential treatment facility; and a youth whose 
documented challenges and behavior clearly suggest a diagnosis in the autistic spectrum, who 
was instead diagnosed with Conduct Disorder and other diagnoses.75   
 
 
                                                            
72

 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), p. 19. 
 Id., at pp. 62‐63. 
74
 Id., at pp. 34‐35; Circleville, Monitor’s comprehensive site visit report (Feb. 2012), pp. 17‐19; Scioto, Monitor’s 
comprehensive site visit report (Jan. 2012), pp. 19‐20; Cuyahoga Hills & Indian River, mental health report by 
Andrea Weisman (Sept. 2012), pp. 27‐29; 
75
 Id. 
73

Owner 
 

21

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 23 of 43 PAGEID #: 11443

Paragraphs 74‐75: Crisis management 
 
 All facilities:  Behavior contracts, as currently written, are not likely to bring about the desired 
behaviors.  The behavior contracts we reviewed listed too many behaviors to be modified, were 
too vague, and provided inadequate incentives and consequences.  (For examples, see Andrea 
Weisman’s expert report for Cuyahoga Hills and Indian River at pp. 24‐26 and 41.)  The guiding 
principle of behavior contracts is to engage youth in successive approximations toward the 
desired behaviors, increasing expectations and rewards as the youth is successful in the 
contract’s requirements.  The plans that we reviewed did not collect adequate data and use that 
data to construct a plan aimed at gradually reducing the occurrence of a problem behavior; they 
were not adequately targeted at the one or two behaviors that were keeping youth from being 
successful in the program; and rewards and incentives were not meaningful, immediate, and 
individualized.76 
 
 Scioto:  DYS’s maximum security PROGRESS Units have been the focus of a lengthy dispute 
resolution process.  When the monitoring team visited as a group in January 2012, we found     
1) that staff were ill‐equipped to provide custody and treatment for violent youth with serious 
mental health disorders; 2) that the environment on the units did not help stabilize behavior;   
3) that treatment and services provided to youth were profoundly inadequate; and 4) that the 
degree of seclusion and restraints was excessive and ineffective at improving youths’ behavior 
and critical thinking skills.77  In accordance with the Court’s December 11, 2012 Order, various 
monitoring team members will be visiting the PROGRESS Units on an expedited schedule to 
make findings regarding the current conditions of confinement.  Our findings from January 2012 
remain useful as an historical reference point. 
 
Paragraph 91: Adequate trained personnel, space, and time 
 
 All facilities:  Psychiatric services and hours at all facilities were insufficient to meet the needs of 
the youth population.  At Cuyahoga Hills, there were multiple inefficiencies that interfered with 
or prevented youth from receiving appropriate psychiatry services.  Youth were often scheduled 
for clinic at or after their bedtimes; there were difficulties with timely and efficient transport of 
youth to the clinic; and a significant portion of the psychiatrist’s time was unaccounted for by 
seeing patients or by reviewing charts.  At Indian River, although the psychiatrist was generally 
accessible, consistent, and reliable, she was not able to regularly attend the treatment team 
meetings for youth in the general population (as opposed to the Mental Health Units).  Sixty‐
nine percent of the youth on the psychiatrist’s caseload at Indian River were housed in the 
general population; therefore the large majority of youth on psychotropic medications did not 
have the psychiatrist participate in their treatment team meetings.  At Circleville and Scioto, the 
weekly allotments of hours for psychiatric coverage were not adequate to provide clinical 
                                                            
76
77

 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), p. 31. 
 Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report (Jan. 2012), pp. 30‐31. 

Owner 
 

22

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 24 of 43 PAGEID #: 11444

services, participate in treatment team meetings for youth who were prescribed psychotropic 
medications, respond to crisis situations, and provide on‐call / after‐hours consultations.78 
 
Paragraphs 98 and 106: Treatment planning and design 
 
 All facilities:  Throughout DYS facilities, with the exception of Cuyahoga Hills, the various 
behavioral health disciplines did not operate as a unified mental health department.  Psychology 
and social work held separate meetings, and maintained separate, inconsistent treatment plans.  
Treatment plans at all facilities, in addition to not being integrated, were not clinically adequate.  
Information gathered about youth was not distilled into clinical formulations; goals on the plans 
were too vague; and objectives were often not measurable.  Treatment plans inappropriately 
listed completion of worksheets or attendance at groups as the desired objectives.  (Worksheets 
and groups are therapeutic modalities designed to address objectives; they are not objectives in 
and of themselves.)  Few treatment plans reviewed by the monitoring team contained 
documentation of the youth’s progress toward achieving goals and objectives.  Treatment 
planning was also organized around a formulaic, predetermined number of treatment doses.  
This does not comport with standard practice in the field.  The clinical program should be 
individualized, and based on youth progress toward meeting well‐articulated goals.79   
 
Treatment plans were also inadequate with regard to psychiatric goals and objectives.  When 
present, they focused exclusively on medication compliance, rather than on the efficacy of the 
medication; and the youth’s knowledge of the medication’s purpose, dosage, and potential side 
effects.80   
 
DYS could have identified and corrected these systemic treatment planning deficiencies with a 
system for quality improvement monitoring.  DYS did invite monitoring team member Andrea 
Weisman to conduct a training on treatment planning for behavioral health staff at Scioto and 
Circleville, and we will report updated findings regarding the quality of treatment plans at those 
two facilities following our expedited site visits. 
 
Paragraph 107:  Suicide prevention 
 
 All facilities:  In December 2011, we raised significant concerns regarding DYS’s suicide 
prevention policy, and following an objection from DYS, we agreed to seek guidance from 
national expert Lindsey Hayes, at no cost to the State.81  In an August 3, 2012 email, Mr. Hayes 
                                                            
78

 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), pp. 35‐37; Circleville, 
Monitor’s comprehensive site visit report (Feb. 2012), pp. 32‐33; Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report 
(Jan. 2012), pp. 51‐53. 
79
 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), pp. 42‐44; Circleville, 
Monitor’s comprehensive site visit report (Feb. 2012), pp. 34‐35, 38‐40; Scioto, Monitor’s comprehensive site visit 
report (Jan. 2012), pp. 43‐44. 
80
 Id. 
81
 Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Dec. 2011), pp. 50‐52. 

Owner 
 

23

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 25 of 43 PAGEID #: 11445

recommended revisions to DYS’s suicide prevention policy, highlighting the same concerns we 
highlighted in our December 2011 report.  These included: mental health staff assessing youth 
within 24‐72 hours rather than within 7 days; placing youth at the highest risk for suicide on 1:1 
staff‐to‐youth observation, not 1:3 observation; expanding the criteria for the highest risk 
category; ensuring that youth on any level of suicide precautions is seen daily, not every 72 
hours, by mental health staff; and a more explicit provision regarding follow‐up with youth after 
discharge from suicide precautions.82   
 
Paragraphs 121‐122: Initial assessments / transfers 
 
 Scioto:  In the mental health appraisals conducted at the Scioto reception center, clinical 
summaries were minimal, and did not identify specific diagnostic criteria.  It was unclear how 
the appraisal tool was utilized to formulate diagnoses and case conceptualization.83 
 
 Cuyahoga Hills:  The psychiatrist’s documentation made no notation of a review of intake 
documents or historical information.  Although the psychiatrist had a computer in his office, he 
indicated that he did not know the password, and did not regularly review historical data.  This 
finding requires immediate corrective measures, and could have been prevented if the 
psychiatrist’s review of historical data had been monitored through quality assurance and peer 
review processes.84 
 
Paragraph 127: Psychotropic medication 
 
 All facilities:  We made repeated findings over the course of the year that laboratory 
parameters were missing from DYS’s clinical standing orders, and required immediate review by 
the Administrative Psychiatrist to ensure that the lab testing and monitoring requirements were 
consistent with generally accepted practices.  For example, required monitoring for treatment 
with the atypical antipsychotic medication Seroquel did not include an annual eye examination.  
This is required due to the potential for this medication to precipitate vision changes and 
cataract formation.  Another example was the absence of creatinine clearance or 24‐hour urine 
creatinine clearance monitoring during treatment with the mood stabilizing medication Lithium 
due to this medication’s potential for negative effects on the kidneys. 
 
 Cuyahoga Hills:  A local protocol at Cuyahoga Hills required all psychotropic medications to be 
crushed or provided in liquid form, with the exception of those medications designated as 
extended release.  This protocol was not medically appropriate.  Youth are likely to refuse 
crushed medication because of the taste or because they don’t recognize the medication by 
color and shape when it is not in pill form.  Crushed or liquid medications should be provided 
only following an individual assessment that such an intervention is clinically indicated.  
Otherwise, initiating routine oral checks following administration of pills is a more appropriate 
                                                            
82

 Email from Lindsey Hayes to Andrea Weisman (Aug. 3, 2012)(forwarded to Laura Dolan on Aug. 20, 2012). 
 Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report (Jan. 2012), pp. 48‐49. 
84
 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), pp. 50‐51. 
83

Owner 
 

24

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 26 of 43 PAGEID #: 11446

practice.  This practice would also reduce the capacity for clinical errors.85  (For an extended 
discussion of the facility’s need to individualize treatment with regard to crushing medications, 
including case examples, see Daphne Glindmeyer’s expert report for Cuyahoga Hills at pp. 2‐4, 
and 10‐12.) 
 


Scioto:  Psychotropic medication orders did not appear to be updated consistently; prescriptions 
appeared to be outdated; and the written report of medication adjustments did not consistently 
match the medication log.  Although the number of youth at Scioto who were prescribed 
medication by the psychiatrist had more than doubled, there had not been an increase in 
psychiatric clinical resources.  Routine evaluations for 33 youth who were treated with 
psychotropic medications were not conducted by the psychiatrist in a timely manner.  
Additionally, laboratory examinations were not always provided (or not documented) for 
treatment with specific medications.86  (See Daphne Glindmeyer & Andrea Weisman’s expert 
report for Scioto at pp. 55‐56 for examples.)  DYS could have identified and corrected these 
systemic problems if it had in place quality improvement monitoring regarding psychiatric 
documentation and clinical decision‐making.   

 
Paragraph 238: Discipline for youth on mental health caseload 
 
 All facilities:  The performance of clinicians was inadequate with regard to 1) recognizing when 
problem behavior was related to underlying mental health disorders; and 2) taking appropriate 
action with regard to discipline and treatment.  When a youth is determined to have a mental 
health disorder or developmental disability that contributed to the occurrence of a rule 
infraction, and the infraction is referred to the Intervention Hearing process, the clinician filling 
out the Capacity Assessment form should recommend mitigation of the potential sanctions.  
Most of these cases should be referred to the treatment team rather than the formal hearing 
process.  In the event that the infraction is referred to the Intervention Hearing process, mental 
health staff should be expected to attend the hearing, and offer guidance to the Hearing Officer 
on clinically appropriate interventions.87   
 
At all facilities, the monitoring team found examples of punitive sanctions imposed on youth 
who were on the mental health caseload without proper consideration of their mental 
impairments.  At Cuyahoga Hills, for example, the psychologist noted in two assessments that 
the youth had an underlying mental health disorder that likely contributed to the commission of 
the rule infraction; however, the psychologist neither attended the Intervention Hearings, nor 
recommended any mitigation to the sanctions.88  (For additional examples, see Steve Martin’s 
                                                            
85

 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), pp. 54‐56. 
 Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report (Jan. 2012), pp. 51‐53. 
87
 Id., at p. 85; Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), pp. 93‐95; 
Circleville, Monitor’s comprehensive site visit report (Feb. 2012), 80‐83.  
88
 Id. 
86

Owner 
 

25

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 27 of 43 PAGEID #: 11447

expert report for Circleville at pp. 10‐12; Andrea Weisman’s expert report for Circleville at pp. 
30‐34; and the Monitor’s comprehensive reports for all four facilities.) 
 
 
Quality Assurance for mental health care and psychiatry 
 
Paragraph 62: Sex offender programming 
 
 All facilities:  The provision of sexual behavior treatment is not uniform across facilities.  Some 
psychologists meet with youth in groups; others meet individually with youth.  We have found 
practices that have limited clinical utility, such as giving youth multiple packets at a time to 
complete on their own; and a formulaic curriculum that allows little room for thoughtful input 
from the individual clinicians working with youth.  There are currently no quality improvement 
processes in place, or outcome measures collected, to assess the quality and efficacy of the sex 
offender programming.89 
 
Paragraphs 102‐103, 152: Mental health quality assurance and peer review 
 
 All facilities (w/r/t psychiatry):  With regard to quality assurance for psychiatric practice and 
treatment, the first psychiatric peer reviews recently occurred at each DYS facility.  Although 
deficiencies were noted, the peer reviews did not include information regarding corrective 
action or how the noted deficiencies were going to be addressed.  Outside of peer review, there 
was no formal process at any facility for psychiatric quality improvement to monitor the 
physician’s documentation, prescribing practices, and laboratory monitoring.  There was also no 
process in place to identify systemic issues affecting psychiatric practice.  Quality improvement 
programs must be based in the defined standard of care, a review of adherence to those 
standards, and measured with regard to a review of youth outcomes.  (For a discussion on the 
ways in which youth outcomes can be measured, see Daphne Glindmeyer’s expert report for 
Cuyahoga Hills at pp. 8‐9, and for Indian River at pp. 7‐8.)90 
 
 All facilities (w/r/t mental health):  Although quality assurance policies and procedures exist, 
the processes do not constitute an adequate quality improvement program.  In addition to the 
deficiencies discussed below at each facility, the agency and facilities do not conduct studies to 
determine the efficacy of the offered programs.91 
 
 Indian River:  We were only provided with quality assurance documentation for social work at 
Indian River, so we were unable to assess the processes for psychology.  Clinical supervision 
                                                            
89

 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), p. 24; Scioto, Monitor’s 
comprehensive site visit report (Jan. 2012), pp. 22‐23. 
90
 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), pp. 39‐42, 71; Circleville, 
Monitor’s comprehensive site visit report (Feb. 2012), pp. 36‐38, 59; Scioto, Monitor’s comprehensive site visit 
report (Jan. 2012), pp. 42, 61‐62. 
91
 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), pp. 39‐42. 

Owner 
 

26

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 28 of 43 PAGEID #: 11448

sessions for social workers focused largely on whether the clinician’s notes were organized 
rather than on the clinician’s performance as a treatment provider.  Performance Improvement 
Plans were issued for some social workers; however, documentation was not provided showing 
follow‐up monitoring for improvement.92 
 


Cuyahoga Hills:  The Psychology Supervisor’s reviews of the IDT process identified fairly vague 
deficiencies in clinical performance, and did not document corrective actions taken.  They also 
largely focused on the youth being reviewed rather than on the clinicians staffing the treatment 
team.  The Psychology Supervisor’s observations of therapy groups were very minimal, and 
clinical supervision sessions focused on the youth who was being reviewed rather than on the 
clinician’s capabilities.  Review of psychology documentation did not include sufficient feedback 
and corrective measures.  Clinical supervision sessions for social workers did not clearly 
document corrective actions or follow‐up where improvement in performance was needed.93 



Circleville:  Psychology supervision consisted of notes that a particular issue regarding a youth 
was discussed.  There was no discussion of a clinical formulation of the youth’s presentation, 
and no indication as to whether the clinician was on target.  There was no documentation 
suggesting that advice or guidance of any kind were offered by the supervisor, and no 
meaningful evaluation of the clinician’s performance.94 



Scioto:  Significant improvement was needed in psychology supervision and documentation.  
The psychology supervisor did not conduct quality assurance reviews of IDT meetings or groups, 
because of insufficient time to do so.  The quality assurance processes involved a review of 
youth health records; however, it appears that the sample size was far too small and not 
sufficiently diverse to ensure meaningful monitoring.95 

 

 

 
Paragraph 144: informed consent 
 
 All facilities:  There is currently no quality improvement monitoring of the informed consent 
process for psychotropic medications.  It is generally accepted that any medication a prescribing 
practitioner authorizes must undergo the informed consent process.  This must occur even if 
informed consent had occurred in another DYS facility via another psychiatrist.  The current 
revised policy and procedure is confusing and needs to be edited to reflect generally accepted 
practices.  It is imperative that informed consent for psychotropic medication is provided by the 
prescribing practitioner, to include risks, benefits, side effects, and alternatives to treatment 
with a particular medication.  Once the policy and procedure is reviewed and revised, quality 
improvement monitoring regarding procedural fidelity and documentation will be necessary.  In 
                                                            
92

 Id. 
 Id. 
94
 Circleville, Monitor’s comprehensive site visit report (Feb. 2012), pp. 36‐38. 
95
 Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report (Jan. 2012), p. 42. 
93

Owner 
 

27

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 29 of 43 PAGEID #: 11449

addition, as further developments are made in the field of psychopharmacology, medication 
information sheets provided to the youth and their parent/guardian will need to be updated.96 
 

VI.

Dental	care	

Subject matter expert:  Don Sauter, DDS, MPA 
 
Paragraphs 158‐160, 170‐171: Access to urgent dental care / quality assurance for dental care 
 
 Scioto:  Nine dental companion medical records were reviewed of patients who complained of 
pain and were housed in the PROGRESS Units.  Three out of nine records (33%) were out of 
compliance with DYS policy.  Youth complaining of pain were not transported to the dental clinic 
in a timely manner when the dentist was present.  The treatment of one youth was particularly 
troubling.  This youth had significant dental problems and areas of infection.  He requested 
urgent care repeatedly in writing97 and to the nurses.  His dental record contained 
documentation of numerous attempts by dental staff to schedule treatment for his complaints 
over a period of months; and many entries stating that the youth was not transported to the 
dental clinic.98  We concluded that the dental care provided to this youth was haphazard and 
reckless, due largely to the inability and/or unwillingness of custody staff to deliver the youth to 
the dental clinic when treatment was needed.  We reported the same type of neglect for 
another youth on the PROGRESS Unit in a site visit report six months earlier.99  Both youth were 
mental health patients, suggesting larger systemic problems with direct care staff taking the 
complaints of pain seriously when they present in mentally ill patients.100   
 
The DYS Medical Director, not the contract dentist or shared services dental director, was 
responsible for addressing the lack of escorts for urgent dental care and did not.  No meaningful 
plan for improvement was created or implemented to address the fundamental failure to 
provide urgent dental care to the PROGRESS Unit youth.  The Medical Director’s quality 
assurance report did not include discussion regarding the timeliness of treatment for urgent 
dental needs, or the instances of neglect that required immediate action; and there was no 
documentation regarding the Medical Director’s possible interactions with the escort staff and 
their managers to resolve the problem.101 
 

	

                                                            
96

 Cuyahoga Hills & Indian River, Monitor’s comprehensive site visit report (Sept. 2012), pp. 68‐70; Circleville, 
Monitor’s comprehensive site visit report (Feb. 2012), pp. 56‐57; Scioto, Monitor’s comprehensive site visit report 
(Jan. 2012), pp. 59‐60. 
97
 The patient had documented complaints of dental pain on 5/30/12, 6/24/12, 7/26/12, 9/3/12, 9/5/12, 9/26/12, 
and 10/16/12. 
98
 The reason cited for failure to the see the patient was “no transportation” on 7/10/12, 8/9/12, 8/13/12, 
8/28/12, and 9/4/12. 
99
 Scioto, dental site visit report by Don Sauter (April 2012), p. 12. 
100
 Id.; Scioto, dental site visit report by Don Sauter (Oct. 2012), pp. 1‐12. 
101
 Scioto, dental site visit report by Don Sauter (Oct. 2012), pp. 1‐12. 

Owner 
 

28

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 30 of 43 PAGEID #: 11450

Comprehensive	Compliance	Chart,	December	2012	
 

Stipulation Paragraph 
1. Stipulation resolves claims 
 
2. Claims; class defined 
 
3. Parties agree to fact finding 
report 
4. No waiver of sovereign 
immunity 
5. Parties agree to Stipulation 
 
6. Def.’s best efforts to obtain 
funding 
7. Purpose of Stipulation 
 
8. Definitions 
 
9. Provisions applying to Paint 
Creek 
10. Safe environment / LRE 
 
11. DYS mission statement 
 
12. Decisions must meet letter 
and spirit of Stipulation 
13. Continuum of care / 
regionalized service delivery 
14. Task force / development of 
regional facilities 
15. LRE / limiting population in 
secure confinement 
16. Cost‐effectiveness  
 
17. Disproportionate minority 
confinement 
18. Effective and consistent 
assessments 
19. Youth‐focused care 
 

Owner 
 

Expert(s) 
assigned 

General

CJCF 

SJCF 

IRJCF 

CHJCF 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Guiding 
principle 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Bilchik 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Bilchik 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Bilchik 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Guiding 
principle 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Bilchik 

PC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Guiding 
principle 
Guiding 
principle 

29

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 31 of 43 PAGEID #: 11451

Stipulation Paragraph 
20. Quality treatment 
interventions 
21. Family engagement 
 
22. Qualified workforce properly 
deployed 
23. Education system provides 
opportunities / complies w/ law 
24. Responsive grievance system 
 
25. Access to advocates and 
attorneys 
26. Strong re‐entry programs 
 
27. Fair and informed release 
process 
28. Accountability and 
monitoring 
29. Top priorities: force, 
isolation, mental health, educ.  
30. P&P review and revision for 
priorities in paragraph 29 
31. Speedy implementation of 
new P&P 
32. Plan for reforming release 
standards and procedures 
33. DYS list of changes made 
within 30 days of Stipulation 
34. DYS description of agency 
and program history 
35. Review and revision of P&P 
in other areas as needed 
36. P&P review within 9 months 
/ implementation 
37. Staff training on P&P 
 
38. Annual in‐service  
 
39. Medical and mental health 
P&P, general and site‐specific 

Owner 
 

Expert(s) 
assigned 
Guiding 
principle 
Guiding 
principle 
Guiding 
principle 
Guiding 
principle 
Guiding 
principle 

General

CJCF 

SJCF 

IRJCF 

CHJCF 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Nathan 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Bilchik 

PC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

PC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Nathan 

[deferred] 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

General 
principle 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Roush 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Roush 

‐‐ 

PC 

PC 

SC 

SC 

Weisman,  Glind‐
meyer, Peterson, 
Shansky 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Guiding 
principle 
Guiding 
principle 
N/A 
Martin, Peterson, 
Crow, Roush, 
Martinez 
Martin, Peterson, 
Crow, Roush, 
Martinez

30

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 32 of 43 PAGEID #: 11452

Stipulation Paragraph 

Expert(s) 
assigned 

40. Site‐specific P&P consistent 
with system‐wide P&P 
41. Annual review of P&P 
 
42. Subsequent paragraphs 
contain P&P specifics 
43. Admissions and intake  
 
44. Assessments and screenings 
 
45. Content of orientation 
 
46. Revision of Introductory 
Handbook 
47. Security classification 
appropriate to risks and needs 
48. Role of unit staff in service 
delivery / family engagement 
49. Sufficient unit staffing; social 
worker caseloads 
50. Adequate, low‐cost phones 
 
51. Unit staff to have access to 
necessary records 
52. All youth entitled to 
rehabilitation 
53. All youth entitled to UCP and 
resources to implement it 
54. All staff have defined role in 
rehabilitation 
55. Behavior management is 
consistent, positive, and fair 
56. Structured programming 
 
57. Expanding the use of 
volunteers 
58. Care and accommodations 
for special needs youth 
59. Clear program with P&P for 
comfort rooms 

Owner 
 

General

CJCF 

SJCF 

IRJCF 

CHJCF 

Weisman,  Glind‐
meyer, Peterson, 
Shansky

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Harrell, 
Schuster 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Martinez 

‐‐ 

PC 

PC 

SC 

SC 

Martinez 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Martinez 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Martinez 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Martin, 
Martinez 

‐‐ 

[pending] 

[pending] 

[pending] 

[pending] 

Roush 

‐‐ 

SC 

PC 

SC 

SC 

Roush, 
Martinez 

‐‐ 

SC 

NC 

PC 

PC 

Roush 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Roush, Martinez,  
Weisman 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Roush, Martinez,  
Weisman. 

‐‐ 

SC 

NC 

SC 

SC 

Roush, Martinez,  
Weisman 

‐‐ 

PC 

NC 

PC 

PC 

Roush 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Weisman 

‐‐ 

PC 

NC 

SC 

PC 

Weisman 

‐‐ 

[N/A] 

PC 

PC 

[N/A] 

Weisman, 
Martinez 
General 
Principle 
Weisman, 
Martinez 

31

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 33 of 43 PAGEID #: 11453

Stipulation Paragraph 

Expert(s) 
assigned 

60. QA for program and 
Roush, Martinez,  
Weisman 
intervention implementation 
61. DYS to develop program and  Roush, Martinez,  
Weisman 
staffing plan 
62. Sex offender program / staff  Glindmeyer, 
training / QA and P&P 
Weisman 
Nathan. (lead), 
63. Release decisions for sex 
Glindmeyer,    
offenders 
Weisman. 
64. Stay should not be extended 
Nathan 
because of delay in services 
65. Safe living conditions 
Roush, 
 
Martinez 
66. Adequate staffing is critical 
Roush 
to safety 
67. JCOs qualified to work with 
Roush, 
youth 
Martinez 
68. JCO youth engagement 
Roush, 
responsibilities / training 
Martinez 
69. Staff training topics / lesson 
Roush 
plans / evaluations / feedback 
70. Use of force generally 
Martin 
 
71. Guiding principles for use of 
Martin 
force policies 
72. Fair and appropriate gang 
Roush, 
intervention strategies 
Martinez 
73. Adequate video coverage to 
Roush 
enhance youth/staff monitoring 
74. Safety plans and SMPs tied 
Roush, 
to treatment / incentives 
Martinez 
75. SMPs / isolation: designed to  Roush, Martinez,  
Weisman 
meet individual youth needs 
76. Seclusion guiding principles 
Martin 
 
77. Restraints P&P / purpose / 
Martin 
safeguards / documentation 
78. Staff training on restraints 
Martin 
 
79. P&P re. investigations of use 
Martin 
of force and sexual misconduct 

Owner 
 

General

CJCF 

SJCF 

IRJCF 

CHJCF 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

[deferred]

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

PC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

SC 

PC 

PC 

SC 

‐‐ 

SC 

NC 

PC 

SC 

PC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

PC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

SC 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

SC 

‐‐ 

PC 

NC 

PC 

SC 

‐‐ 

SC 

PC 

SC 

SC 

‐‐ 

NC 

NC 

NC 

NC 

‐‐ 

NC 

NC 

NC 

NC 

‐‐ 

[pending] 

[pending] 

[pending] 

[pending] 

‐‐ 

PC 

SC 

SC 

SC 

‐‐ 

PC 

SC 

SC 

SC 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

32

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 34 of 43 PAGEID #: 11454

Stipulation Paragraph 
80. Guiding principles for P&P in 
paragraph 79 
81. Eliminating the backlog of 
investigations 
82. Sufficient staffing to conduct 
investigations 
83. Coordinated abuse 
investigations 
84. QA for use of force 
 
85. Opportunity to accomplish 
the purpose of confinement 
86. Mental health care scope / 
individualized / evidence‐based 
87. Mental health P&P / 
disseminated to clinical staff 
88. Mental health screening, 
assessment, and referral 
89. Revise protocols for special 
needs and mental health units 
90. Clearly articulated criteria 
for discharge from MH caseload 
91. Adequate trained personnel, 
space, and time for MH goals 
92. Mental health staff ratios / 
analysis 
93. Mental health clinical 
staffing of treatment units 
94. Annual review of MH 
staffing and allocation 
95. Occupational and general 
activity therapy 
96. Sufficient clerical support for 
MH clinical staff 
97. Mental health resources for 
youth in general population 
98. Structured, focused design 
and planning of treatment 
99. Family engagement by 
mental health staff 

Owner 
 

Expert(s) 
assigned 

General

CJCF 

SJCF 

IRJCF 

CHJCF 

Martin 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Martin 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Martin 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Martin 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Martin 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

PC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

PC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

[N/A] 

PC 

SC 

[N/A] 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

Weisman 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

Weisman 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Weisman 

‐‐ 

[N/A] 

SC 

SC 

[N/A] 

Weisman 

PC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Weisman 

‐‐ 

NC 

PC 

SC 

NC 

Weisman 

‐‐ 

SC 

PC 

SC 

PC 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

‐‐ 

PC 

NC 

PC 

PC 

‐‐ 

PC 

PC 

SC 

SC 

General 
Principle 
General 
Principle 
Glindmeyer, 
Weisman 
Glindmeyer, 
Weisman 
Glindmeyer, 
Weisman 
Glindmeyer, 
Weisman 

Glindmeyer, 
Weisman 
Glindmeyer, 
Weisman 
Weisman 

33

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 35 of 43 PAGEID #: 11455

Stipulation Paragraph 
100. Mental health clinician to 
meet regularly with girls 
101. Disciplinary advocate for 
youth on MH caseloads 
102. Mental health QA and peer 
review 
103. Mental health staff 
capacity and performance 
104. Mental health leadership 
 
105. Training for clinical and 
other staff 
106. Mental health records and 
team coordination 
107. Guidelines for suicide P&P 
 
108. Changes to physical plant 
to prevent self‐harm  
109. Youth entitled to medical 
care 
110. Medical services to meet 
the needs of adolescents 
111. Develop and implement 
chronic care clinics 
112. Expectations of central 
office medical leadership 
113. Define relationship b/w 
Medical and Nursing Directors 
114. Medical and Nursing 
Directors drive P&P 
115. Resources for and 
monitoring of Medical Director 
116. New medical P&P subject 
to review 
117. Assessments monitored for 
quality and accuracy 
118. New protocols and revised 
policies on documentation 
119. QI for initial health 
appraisals 

Owner 
 

Expert(s)  General
assigned 
Glindmeyer, 
‐‐ 
Weisman 
Weisman 

CJCF 

SJCF 

IRJCF 

CHJCF 

[N/A] 

PC 

[N/A] 

[N/A] 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

Glindmeyer, 
Weisman 
Glindmeyer, 
Weisman 
Glindmeyer, 
Weisman 
Glindmeyer, 
Weisman 
Glindmeyer, 
Weisman 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

PC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

PC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

Weisman 

PC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Weisman 

‐‐ 

SC 

PC 

SC 

[N/A] 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Shansky 

‐‐ 

SC 

PC 

SC 

SC 

Peterson, 
Shansky 

PC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Shansky 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Peterson, 
Shansky 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Shansky 

PC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

PC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

PC 

PC 

SC 

SC 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

General 
Principle 
General 
Principle 

Peterson, 
Shansky 
Peterson, 
Shansky 
Peterson, 
Shansky 
Shansky 

34

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 36 of 43 PAGEID #: 11456

Stipulation Paragraph 
120. Screens by LPN / appraisals 
by RN with Dr. signature 
121. Requirements for initial 
health and MH assessments 
122. Medical P&P for transfers; 
requirements for progress notes 
123. Transfer process and 
medical care / transfer summary 
124. P&P guidelines for injury 
assessment and referral 
125. Qualitative reviews of 
documentation 
126. Additional attention to 
special needs of females 
127. Standards for 
administration of medicine 
128. P&P to ensure assessment 
of impact of medication errors 
129. Prescribing, stocking, and 
access to “as needed” meds 
130. Routine pharmacy 
monitoring 
131. Monitoring and reporting 
of laboratory services 
132. Infection control 
 
133. Physical plant: medication 
storage / sanitation 
134. Review and replace medical 
equipment 
135. Availability / accessibility of 
medical records 
136. Medical record to be 
chronological and complete 
137. Problem lists conspicuous 
in file / resolved issues identified 
138. Review of medical records / 
required contents of Dr. notes 
139. Monitoring / review of 
abnormal vital signs 

Owner 
 

Expert(s) 
assigned 

General

CJCF 

SJCF 

IRJCF 

CHJCF 

Shansky 

‐‐ 

PC 

PC 

SC 

SC 

Shansky (lead), 
Glindmeyer,    
Weisman 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

Shansky (lead), 
Glindmeyer 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

Shansky 

‐‐ 

SC 

PC 

SC 

SC 

Shansky 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

Shansky 

‐‐ 

PC 

PC 

SC 

SC 

Shansky 

‐‐ 

[N/A] 

PC 

[N/A] 

[N/A] 

Peterson (lead), 
Glindmeyer 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

Peterson (lead), 
Glindmeyer 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

Peterson 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Peterson 

NC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Peterson 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

Peterson 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

Peterson 

‐‐ 

SC 

PC 

SC 

SC 

Peterson 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Peterson (lead), 
Weisman 

‐‐ 

NC 

NC 

NC 

NC 

Peterson (lead), 
Glindmeyer 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

Peterson 

‐‐ 

SC 

PC 

SC 

PC 

Peterson 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

SC 

Shansky 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

35

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 37 of 43 PAGEID #: 11457

Stipulation Paragraph 
140. Face‐to‐face appointment 
for acute illness or hospital visit 
141. QA / QI / peer review / 
programming to match needs 
142. Protocol for preventive 
care / health education 
143. Medical staff to inform 
youth regarding care 
144. Informed consent / 
education on medication uses 
145. Protocol to ensure family 
engagement in medical care 
146. Assessment of nutrition 
program 
147. Health care staffing and 
allocation 
148. Relief factor for 24/7 
nursing positions  
149. P&P defined roles of 
medical staff  
150. Assess medical staff pay 
and benefits 
151. Health care staff properly 
credentialed / relevant expertise 
152. Regularly assess staff 
competency / peer review 
153. Med staffing sufficient for 
population needs 
154. All youth have a right to 
dental care 
155. Dental care must meet or 
exceed national standards 
156. General dental care 
standards to be monitored 
157. Dental care P&P reviewed 
by class counsel and Monitor 
158. Access to routine and acute 
dental care / supplies 
159. Urgent dental care within 
24 hours  

Owner 
 

Expert(s) 
assigned 

General

CJCF 

SJCF 

IRJCF 

CHJCF 

Shansky 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

Shansky 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

Peterson 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

Peterson 

‐‐ 

PC 

PC 

SC 

SC 

Peterson (lead), 
Weisman 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

Peterson 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

Peterson 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Peterson 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

Peterson 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

Peterson 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Peterson 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Peterson 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Weisman, Glind‐
meyer, Peterson, 
Shansky, 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

Peterson 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

‐‐ 

SC 

NC 

SC 

SC 

‐‐ 

SC 

NC 

SC 

SC 

Makrides, 
Sauter 
Makrides, 
Sauter 
Makrides, 
Sauter 
Makrides, 
Sauter 
Makrides, 
Sauter 
Makrides, 
Sauter 

36

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 38 of 43 PAGEID #: 11458

Stipulation Paragraph 
160. Scheduling of dental 
treatment / eliminating delays 
161. Annual dental exam, 
cleaning, oral health education 
162. Update dental P&P in 
various areas 
163. Dental screening exam / 
individual treatment plan 
164. Preventive care / sealant 
placement / topical fluoride 
165. Develop oral hygiene 
education program 
166. High priority dental caries / 
stabilization / follow‐up 
167. Guidelines for partial 
dentures and crowns 
168. Oral surgery / dental 
radiographs / dental assistant 
169. Availability of dental 
specialists 
170. Monitor dental treatment 
of special needs patients 
171. QA and peer review / 
correction of deficiencies 
172. Adequate medical 
information available to dentist 
173. Dental treatment plan for 
each youth 
174. SOAP format for dental 
record progress notes 
175. Appropriate dental space, 
equipment, and supplies 
176. Dental staffing 
 
177. Licensure of dental staff 
 
178. Number and quality of 
dental staff 
179. Infection control / 
biohazard labeling / sterilization  

Owner 
 

Expert(s) 
assigned 
Makrides, 
Sauter 
Makrides, 
Sauter 
Makrides, 
Sauter 
Makrides, 
Sauter 
Makrides, 
Sauter 
Makrides, 
Sauter 
Makrides, 
Sauter 
Makrides, 
Sauter 
Makrides, 
Sauter 
Makrides, 
Sauter 
Makrides, 
Sauter 
Makrides, 
Sauter 
Makrides, 
Sauter 
Makrides, 
Sauter 
Makrides, 
Sauter 
Makrides, 
Sauter 
Makrides, 
Sauter 
Makrides, 
Sauter 
Makrides, 
Sauter 
Makrides, 
Sauter 

General

CJCF 

SJCF 

IRJCF 

CHJCF 

‐‐ 

SC 

NC 

SC 

SC 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

‐‐ 

SC 

NC 

SC 

SC 

‐‐ 

SC 

NC 

SC 

SC 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

37

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 39 of 43 PAGEID #: 11459

Stipulation Paragraph 
180. DYS acknowledges the 
importance of education 
181. Communication between 
schools and Bureau of Education 
182. JCOs in schools / training / 
classroom management 
183. Role of superintendent and 
facility admin 
184. Education staff instruction 
duties not hampered by security 
185. Ensure sufficient education 
space 
186. Safety features in schools: 
cameras, alert systems 
187. Appropriate classroom 
furniture 
188. Repairs / classroom space 
at CHJCF / HVAC at ORV 
189. All youth receive full school 
day (5.5 hours) 
190. Options to meet full school 
day requirements 
191. Recruiting and retaining 
school staff / diversity recruiting 
192. Centralized hiring process / 
staff allocation / HQT placement 
193. Academic credit for certain 
group programs 
194. Analyze vacancies / staffing 
ratios / staffing plan 
195. Budget for substitutes / 
hire and train permanent subs 
196. Full education services in 
specialty units 
197. Facilities to inform Bureau 
which students in specialty units 
198. Special education teacher 
on specialty units 
199. Revise policies to provide 
professional development 

Owner 
 

Expert(s) 
assigned 
General 
Principle 

General

CJCF 

SJCF 

IRJCF 

CHJCF 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Crow 

‐‐ 

PC 

SC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

SC 

PC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

[N/A] 

[N/A] 

[N/A] 

SC 

Crow 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

SC 

Crow 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

Crow 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

PC 

PC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

SC 

PC 

PC 

SC 

Crow 

‐‐ 

SC 

PC 

PC 

SC 

Crow 

‐‐ 

[N/A] 

PC 

SC 

[N/A] 

Crow 

‐‐ 

[N/A] 

SC 

SC 

[N/A] 

Crow 

‐‐ 

[N/A] 

SC 

SC 

[N/A] 

Crow 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

38

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 40 of 43 PAGEID #: 11460

Stipulation Paragraph 
200. Pre‐service and ongoing 
training for teachers 
201. Staff training on collateral 
consequences of juv. records 
202. Educational aides / yearly 
contracts for teachers 
203. Improve communication 
between facility and school staff 
204. Violence interfering with 
students’ education 
205. Identify and help teachers 
with classroom management 
206. Contract with education 
consultant re. classroom mgmt 
207. School discipline / behavior 
management 
208. Improve accuracy of 
education assessments 
209. Clerical support for 
guidance counselors 
210. Transition specialists / links 
to community / follow‐up 
211. Explore options for post‐
secondary education 
212. Job training / career tech / 
vocational education 
213. Waivers and funding for 
career tech programs 
214. Satellite career tech / local 
business and community 
215. Career tech certifications 
 
216. AOT classes at reception / 
additional programs at ORV 
217. All classroom space wired 
for CSLS / staff trained 
218. Internet for staff / consider 
for youth / library technology 
219. Speech therapists / literacy 
/ Title I reading teachers 

Owner 
 

Expert(s) 
assigned 

General

CJCF 

SJCF 

IRJCF 

CHJCF 

Crow 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

SC 

PC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

PC 

PC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

SC 

Crow 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Crow 

‐‐ 

SC 

PC 

SC 

SC 

Crow 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Crow 

‐‐ 

SC 

PC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

SC 

PC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

PC 

PC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

SC 

PC 

SC 

SC 

Crow 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Crow 

‐‐ 

SC 

PC 

PC 

PC 

Crow 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

[N/A] 

SC 

[N/A] 

[N/A] 

Crow 

‐‐ 

PC 

PC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

Crow 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

39

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 41 of 43 PAGEID #: 11461

Stipulation Paragraph 
220. School for 12‐ and 13‐year‐
old students 
221. Special Education / 
compliance with IDEA 
222. Bureau oversight of Special 
Education 
223. Speedy provision of Special 
Ed services following intake 
224. Special Ed screening / 
qualified staff to screen 
225. Individualized Education 
Plans 
226. Intervention Assistance 
Teams / “child find” duty 
227. Professional development 
in various Special Ed areas 
228. Guidance counselors 
electronic access to full IEPs 
229. Monitoring progress 
toward IEP goals / teacher evals 
230. Transition / comply with 
IDEA “change of placement” 
231. School psychologists 
available / FBAs / disability evals 
232. Grievance system / youth 
assistance / fairness / trends 
233. Uninvolved clinician 
reviews clinical grievances 
234. Grievance orientation for 
youth and parents 
235. Youth Advocate position 
reviewed / redefined 
236. Discipline system / Youth 
Advocate pilot program 
237. Consequences and time 
added in line with treatment 
238. Discipline for youth on MH 
caseload  
239. Documentation / data 
access P&P / treatment progress 

Owner 
 

Expert(s) 
assigned 

General

CJCF 

SJCF 

IRJCF 

CHJCF 

Crow 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Crow 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

Crow 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

Crow 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

SC 

PC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

PC 

PC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

PC 

PC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

Crow 

‐‐ 

PC 

PC 

SC 

SC 

Crow 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Martin 

‐‐ 

[pending] 

[pending] 

[pending] 

[pending] 

Martin 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Martin 

‐‐ 

SC 

SC 

SC 

SC 

Martin, 
Schuster 

‐‐ 

PC 

PC 

SC 

SC 

Martin 

‐‐ 

PC 

PC 

SC 

SC 

Martin (lead), 
Nathan, Weisman 

‐‐ 

PC 

PC 

SC 

SC 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

NC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Martin (lead), 
Glindmeyer,    
Weisman 
Roush              
(with input from 
other experts) 

40

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 42 of 43 PAGEID #: 11462

Stipulation Paragraph 
240. Documentation of MH 
interventions 
241. Youth records useful to 
treatment teams 
242. Appointment of Monitor 
and subject matter experts 
243. Def’s to pay for monitoring 
costs 
244. Monitor to consult counsel 
regarding experts 
245. Resolving disputes related 
to Monitor’s budget and staff 
246. Monitoring team to 
contract directly with DYS 
247. Monitor as coach and fact 
finder / monitoring principles 
248. Monitoring doc review not 
a waiver of QA privilege 
249. Monitor will not disclose 
confidential, privileged info 
250. Audit instrument / data 
request forms for site visits 
251. Annual compliance report / 
interim reports 
252. Monitor’s longitudinal 
study of youth 
253. Process for replacing the 
Monitor 
254. Monitor not subject to 
dismissal without good cause 
255. Monitor shall also serve as 
Monitor over DOJ findings 
256. Resolving disputes over 
substantial compliance 
257. Youth must still exhaust 
grievances before legal action 
258. No motion or legal action 
without dispute resolution 
259. No contempt proceedings 
without prior motion and order 

Owner 
 

Expert(s)  General
assigned 
Glindmeyer, 
‐‐ 
Weisman 

CJCF 

SJCF 

IRJCF 

CHJCF 

PC 

PC 

PC 

PC 

Weisman (lead), 
Peterson 

‐‐ 

PC 

PC 

PC 

PC 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Harrell, 
Bilchik 

[deferred]

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

41

Case: 2:04-cv-01206-ALM-TPK Doc #: 342 Filed: 12/20/12 Page: 43 of 43 PAGEID #: 11463

Stipulation Paragraph 
260. Presumptive 5‐year 
monitoring of Stipulation 
261. 5 year monitoring unless 
compliance achieved early 
262. Def’s may move to 
terminate if compliant for 2 yrs 
263. Court to retain jurisdiction 
/ power to enforce Stipulation 
264. Def’s to pay Plaintiffs’ 
attorneys fees and costs 
265. Parties to work with AG to 
expedite youth criminal cases 
266. Parties agree that 
Stipulation is fair / protects class 
267. Stipulation is binding on 
Def’s, successors, and Plaintiffs 
268. Def’s must meet Stipulation 
requirements immediately 
269. P’s can move to enforce / 
class reps can be replaced 
270. Stipulation does not change 
PLRA or other laws 
271. Laws / union agreements 
not to undermine Stipulation 
272. Stipulation is the entire 
agreement 
273. Stipulation construed as a 
whole 
274. Stipulation paragraphs are 
severable 

Expert(s) 
assigned 

General

CJCF 

SJCF 

IRJCF 

CHJCF 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

Harrell 

SC 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

N/A 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

‐‐ 

 
 
 

Owner 
 

42